Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, acumulado y conservado en el proceso archivístico por la Secretaría Distrital de Planeación, en el transcurso de su gestión, respetando el orden, para servir como testimonio del quehacer institucional y como fuente de información para la participación ciudadana y para la toma de decisiones.

Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Es el área operativa del Subsistema Interno de Gestión Documental, SIGA, en donde se cumple la segunda fase del ciclo vital de los expedientes institucionales. El primer ciclo vital, archivos de gestión, se cumple en las dependencias productoras. El último ciclo, archivo histórico, lo cumple el Archivo de Bogotá, para las entidades distritales. Cumplir esa tarea implica que debe custodiar, preservar y facilitar el acceso a la consulta de la

Es el área de la gestión documental donde los expedientes administrativos y misionales que conserva y custodia la SDP cumplen el ciclo de vida central, de acuerdo a los períodos de retención, determinados en las Tablas de Retención Documental. Allí se reciben las transferencias documentales primarias que realizan cada año todas las dependencias de la Secretaría y cada uno de los curadores urbanos del Distrito Capital.