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Secretaría Distrital de Planeación

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Glosario

Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Es la utilidad o aptitud que poseen los documentos que soportan los ingresos del tesoro o la hacienda pública.

Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.

Aquel que poseen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Comparación de los resultados de la evaluación del riesgo, con los controles identificados en cada proceso, para establecer el nuevo grado de exposición de la entidad por cada uno de los riesgos, indicando su ubicación en la zona de riesgo, después del tratamiento, según los criterios definidos en la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos, y así permitir la definición de opciones de manejo.

Con base en la normatividad aplicable para cada serie documental, se deben definir los valores primarios y secundarios que posee la documentación para definir los tiempos de retención.

Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo